El problema
La empresa iba a participar de un evento en el que no tendría acceso al sistema para cargar los pedidos. En eventos anteriores usaban planillas de Google, lo que traía varios problemas:
- Errores e inconsistencias en la carga de los datos del pedido.
- Los clientes no recibían un email con los datos de su pedido.
- Cargar un pedido llevaba demasiado tiempo y generaba demoras en la atención.
- El seguimiento de los pedidos después del evento era engorroso y desprolijo.
La solución
Implementamos una automatización que funciona con una app online. Los vendedores cargan el pedido en un formulario conectado a la base de productos disponibles para el evento, con precio y stock. Eso solucionó los errores y aceleró mucho la carga.
Comunicación automática con el cliente
Al completar el formulario, se dispara un email al cliente con los datos de su pedido. Los pedidos se guardan y se muestran en la app para que el vendedor los vea y pueda cambiar el estado según la forma de entrega.
Cada cambio de estado notifica al cliente por email. Por ejemplo, un pedido con envío a domicilio arranca como «en espera de ser enviado»; al pasarlo a «enviado», el cliente recibe automáticamente su aviso. Así resolvimos la falta de comunicación y, además, les dimos a los vendedores una herramienta para seguir los pedidos incluso después del evento.
Catálogo que se arma solo
También generamos una página de catálogo con todos los productos del evento, para que los vendedores muestren fotos y características. La automatización se conecta con la web y trae fotos y descripciones desde ahí: no hay que cargar nada a mano, el catálogo se arma solo.
Este proyecto se desarrolló en apenas 3 días. Cuando el proceso está claro, una solución a medida puede estar funcionando muy rápido y ahorrar horas a todo el equipo.